Home / Knowledge Base & Guides /Metro Accounting System User Guide

​How to import bulk charts of accounts?

Metro ERP's bulk import functionality is perfect for this scenario! We'll guide you through the process step-by-step. 

1) ​ Go to the 'Accounting' module. 

2) View the  Chart of Accounts page : 

  • Go to Accounting > Configuration > Chart of Accounts.

 


Bulk Importing Chart of Accounts 

Let's assume you have a large number of chart of account entries and want to import them all at once. 

Steps to Import: 

Preparing Your Chart of Account Data for Import 

1.File Format: 

Metro ERP likely supports importing charts of account from a Comma separated Values (CSV) file. Ensure your data is saved in this format.
Other spreadsheet formats (e.g., XLSX) might require conversion to CSV before import. 

2.Data Headers: 

The first row of your CSV file should contain headers that correspond to the chart of account fields in Metro ERP. 
These headers will be used to map your data during the import process. Here are common headers to consider (assuming your data has these fields):  

Code: This should match the unique identifier for each chart of account in Metro ERP. 
Name: The descriptive name of the account. 
Account Type: This should correspond to the account type options available in Metro ERP (e.g., Assets, Liabilities, Equity, etc.). 
Reconcile: This might be a Yes/No value indicating whether the account requires reconciliation.

You can add additional headers for other relevant fields specific to your Metro ERP chart of account structure (e.g., Description, Opening Balance).  

 3.Data Accuracy: 

Double-check your data for accuracy and consistency. Ensure there are no typos, incorrect formats, or missing entries. 
Inconsistent data can lead to errors during the import process. 

4.Sample Import (Optional):
Consider creating a small sample CSV file with a few chart of account entries. 

Try importing this sample first to test the mapping and identify any potential issues before attempting a full import. 

Additional Tips:

Consult the Metro ERP documentation or support resources for specific guidelines and recommendations regarding the format and content of your CSV file for
chart of account import. Familiarize yourself with Metro ERP's chart of account structure and field definitions to ensure your data aligns correctly during the import process.

 Refer Screenshot    


Download Sample File: Click Here

Once you've completed all the steps above 

Navigate to the Chart of Accounts Section: 

  • Access the accounting module in Metro ERP. 
  • Locate and click on Configuration.
  • Select Charts of Account.




Once you click on Import records, a window will appear allowing you to select the file for import (refer to the screenshot below). 

Then, click on "Load File" and navigate to the location where you saved your file on your local storage.    



Map Data Fields: 
Metro ERP prompt you to map the data fields from your import file to the corresponding fields within the software. 
This ensures the system correctly imports and assigns your data to the appropriate Charts of Account fields. 

Initiate the Import Process: 
Once you've selected your file and mapped the data fields, follow the on screen instructions to initiate the import process. 
Metro ERP provides options to preview or validate your data before finalizing the import. 

Review Imported Invoices: After the import is complete, it's recommended to review the imported invoices within Metro ERP to ensure the data was imported correctly.  

Deleting Charts of Account:

Important Note: Not all chart of accounts can be deleted in Metro ERP. System-generated or mandatory accounts are crucial for maintaining financial data integrity and are typically 
non-deletable. However, you can often modify these accounts to suit your needs. 

Before You Delete: 

Identify the Account: Locate the specific chart of account you want to delete. Use the search or browse functionalities within the Charts of Account section. 

Check Delectability: Some accounts might have visual cues indicating they cannot be deleted 

Steps to Delete:

1. Navigate to the Chart of Accounts Section. (Refer to previous steps in your guide for navigation instructions.) 

2. Locate the Account to Delete: (Refer to the information above.) 

3. Delete the Account (if allowed): 



Confirmation and Potential Impact: ∙

Proceed with caution when deleting accounts. Confirm the deletion before finalizing the action. ∙

Deleting accounts might impact your financial data and reporting. Ensure you understand the consequences before proceeding. 

Modify Non-Deletable Accounts:

 If an account is essential but cannot be deleted, you can often modify its details: ∙

  • Account Name
  • Account Type ∙Description 

By modifying these details, you can potentially customize the account to better suit your needs without compromising data integrity. 
 

To get more details how to import bulk charts of accounts in Metro ERP, please do contact us at  support@metrogroup.solutions